Administrativt Stöd

**Administrativt stöd**: Sista ansökningsdatum:

- **22 februari**

Svenska kraftnät är en av de viktigaste aktörerna för en hållbar energiomställning. Som Administrativt stöd erbjuds du ett av Sveriges viktigaste fastighetsjobb, i vilket du varje dag kommer att bidra till Sveriges elförsörjning.
Vi behöver dig för att lyckas med vårt samhällsviktiga uppdrag att elektrifiera Sverige.

Välkommen till Gemensamma funktioner - en integrerad del av Svenska kraftnät som ska lösa de gemensamma utmaningarna.

Gemensamma funktioner stöttar hela affärsverket och jobbar dagligen för att förverkliga Svenska kraftnäts gemensamma mål.
Divisionen består av kommunikation, HR, rättsavdelning, inköp, säkerhet och beredskap samt fastighet och hållbarhet.

Vi behöver kreativa, innovativa förmågor med olika kompetenser
- är Du en av dem?

Läs mer om vår arbetsplats här: Vår arbetsplats | Svenska kraftnät (svk.se)

**Om tjänsten**:
I rollen som administrativt stöd till avdelningschefen så kommer du att tillhöra fastighetsavdelningen.
Avdelningen ansvarar för Svenska Kraftnäts lokaler och består av enheterna fastighetsförvaltning och support, fysisk säkerhet samt fastighetsprojekt.

Affärsverket växer och för att skapa rätt förutsättningar i organisationens lokaler drivs ett program för att implementera Svenska kraftnäts lokalförsörjningsstrategi. Strategin medför lokalprojekt runt om i landet där Svenska kraftnät är hyresgäst och/eller förvaltar fastigheter.

Tjänsten är placerad på Svenska kraftnäts huvudkontor i Sundbyberg och stödjer avdelningschefen och ledningsgruppen med administrativa uppgifter.
Rapportering sker till avdelningschef fastighet.

**Dina arbetsuppgifter**:
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer vara att stödja och utföra administrativa uppgifter som avdelningschefen och ledningsgruppen behöver utföra. I takt med att Svenska kraftnät växer så växer också behovet av ordning och reda samt att arbeta strukturerat med dokumentation. Du kommer att dela på dessa arbetsuppgifter tillsammans med avdelningens koordinator som arbetar deltid.

Exempel på arbetsuppgifter som ingår i tjänsten:

- Avlasta avdelningschef och ledningsgrupp med administrativa uppgifter så som exempelvis att boka möten, administrera kalendrar, registrera dokumentation i W3D3 eller kvalitetsgranska olika uppgifter i Excell listor.
- Utföra administrativa uppgifter som att gå igenom och publicera information på avdelningens intranätssidor, se över den gemensamma mappstrukturen och dokumentmallar.
- Ta fram introduktionsscheman samt beställa onboarding för nya medarbetare på avdelningen.
- Delta i ledningsgruppsmöten och föra anteckningar, hjälpa till att upprätta agenda.
- Hjälpa till i koordineringen av tertial
- och årsrapportering.
- Arbeta med att stänga redan hanterade arbetsmiljöärenden i Enia i samarbete med sakkunnig.
- Vara behjälplig med att utföra vissa beställningar efter begäran samt resebokningar.
- Är ett stöd till cheferna i ekonomiuppföljning, exempelvis i hantering av fakturor, budget och prognos.
- Övrigt som cheferna kan behöva stöd med.

En av utmaningarna är den höga tillväxttakt som Svenska kraftnät har och det faktum att avdelningen är under uppbyggnad. Det kan därför stundtals uppfattas som att det är lite rörigt och att rutiner saknas och att chefer ofta har en hög arbetsbelastning och ett stort behov av stöd.

Fastighetsavdelningen innefattar tre enheter som leds av varsin enhetschef.
Enhetscheferna ingår, tillsammans med avdelningens fastighetskoordinator och administrativa, stöd i avdelningens ledningsgrupp som
leds av avdelningschefen.

Inom avdelningen är jämställdhet något som är viktigt och som ledningsgruppen arbetar för att kontinuerligt främja ur olika perspektiv.

**Om dig**:
**Dina personliga egenskaper**

Vi söker en person med stor personlig mognad som har förmågan att bygga tillit, förtroende, skapa goda relationer och nätverk över hela vår organisation.
För att lyckas i rollen som Administrativt stöd krävs en person som kan planera, organisera och prioritera sitt arbete på ett effektivt sätt, som sätter upp mål och håller tidsramar.
Du måste även ha en förmåga till helhetssyn där du tar ansvar och själv strukturerar upp ditt arbete det framåt.
God samarbetsförmåga blir nyckeln till framgång.
Sist men inte minst måste du vara pragmatisk, lyhörd och smidig i ditt sätt att arbeta och ha förmågan att lyssna in, kommunicera och lösa uppgifter på ett konstruktivt sätt.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

**Din bakgrund**

**Skallkrav.**

Du ska minst ha gymnasiekompetens.

Vidare har du
- Minst tre års tidigare erfarenhet av arbete som administrativt stöd till
chefer
- Minst ett års erfarenhet av arbete som konsult eller anställd inom statlig myndighet eller affärsverk
- Goda kunskaper i svenska och goda kunskaper i engelska